„Noch 148713 Mails checken wer weiß was mir dann noch passiert denn es passiert so viel. “ Dieser Auszug aus dem Song von Tim Bendzko, „Nur noch kurz die Welt retten“, sagt schon Einiges aus über das Zeitalter, in dem wir leben.
Wir werden immer schneller, hektischer und dadurch wahrscheinlich auch oberflächlicher. Dazu passt die Kommunikationsform Email hervorragend. Kein Stift, kein Blatt Papier, kein Neuschreiben, es geht ja so schnell eine Email zu schreiben.
Täglich viele Emails lesen und beantworten oder selber welche schreiben, wer kennt das nicht? – Aber wie mache ich es richtig? In diesem kleinen Ratgeber erhalten Sie Tipps, mit denen Sie besser gerüstet sind um in der Welt der elektronischen Kommunikation zu bestehen!
Schriftart
Falsche Schrift ist eine der Anzeiger für das Vorhandensein von Inkompetenz, das Beispiel von Comic Sans Serif braucht ich, glaube ich, keinem mehr erzählen.
Belassen Sie es bei den Standardeinstellungen des Mailprogramms, dazu zählt auch die schwarze Farbe und die Schriftgröße
Zudem denken viele Menschen bei unterstrichenem Text an Hyperlinks, also Verweisen auf Internetseiten, etc. Hier eher mit Fett als Auszeichnung für die Hervorhebung arbeiten.
An, CC oder BCC
hier werden häufig Fehler gemacht. Hier eine Erläuterung zu den drei verschiedenen Empfängerarten in einer Email:
An: Ist der reguläre Empfänger einer Email (immer)
CC: Kommt aus dem Englischen und bedeutet CarbonCopy, bzw. in Deutsch Durchschlag mit Kohlepapier. Dies kommt noch aus Zeiten der Schreibmaschine und ohne Kopierer.
Hier wird ein Durchschlag, also ein exakt gleich aussehendes 2. Exemplar des Dokuments mit angefertigt. Der Unterschied zum originalen oberen Dokument ist das Einfügen einer zweiten Adresse an den das Dokument geht. Sowohl der Original-, wie auch der Zweitempfänger können hierbei sehen, an wen das Dokument gegangen ist. Das ist haupsächlich interessant um z. B. zwei oder mehrere Empfänger zu adressieren. Im Prinzip ginge das allerdings auch über An:. In beiden Fällen sehen alle Adressaten wer das Dokument noch per Email erhalten hat.
BCC: Steht für BlindCarbonCopy und bedeutet das Gleiche wie bei CC, mit dem Unterschied, das hier die Empfänger nicht sehen können, an wen das Dokument außer ihnen selber noch gegangen ist. Das ist natürlich ein Riesenunterschied, beispielsweise, wenn jemand nicht mitbekommen soll, dass ein Dokument auch noch irgend jemand Anderem geschickt worden ist.